Durchgängige Digitalisierung des Rechnungs- und Freigabeprozesses

Die Lang & Cie. Real Estate AG ist einer der führenden Projektentwickler mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Entwicklung und Realisierung anspruchsvoller Immobilienprojekte und hat seit seiner Gründung Projekte mit einem Volumen von über 2,6 Milliarden Euro umgesetzt. Die Kernkompetenz liegt in der Steuerung komplexer Projektentwicklungen von der Grundstücksakquise über Genehmigungsprozesse bis hin zur kaufmännischen und technischen Projektsteuerung.

In diesem Umfeld spielen Transparenz, Kostenkontrolle und die Zusammenarbeit unterschiedlichster Stakeholder eine zentrale Rolle. Gleichzeitig stellten die Verarbeitung und Abstimmung von Rechnungen über viele Jahre einen erheblichen organisatorischen Aufwand dar.
Als Ansprechpartner auf Seiten von Lang & Cie. begleitete Thomas Geiger das Projekt fachlich. Dabei konnten insbesondere Erfahrungen aus der Digitalisierung von Kostencontrolling- und Genehmigungsprozessen sowie der Integration angrenzender Systeme in die Projektarbeit eingebracht werden.

Da COOR bei Lang & Cie. bereits seit 2014/2015 erfolgreich im Einsatz war, entstand die Idee, diese positiven Erfahrungen auf die bestehende Systemlandschaft zu übertragen und die Prozesse konsequent weiterzuentwickeln.

Vor Pro­jekt­be­ginn er­folg­te die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung in meh­re­ren Sys­te­men und Ar­beits­schrit­ten. Daten mussten teil­wei­se per CSV-Ex­port und Im­port zwischen den An­wen­dun­gen aus­ge­tauscht werden.

Die größ­te Her­aus­for­de­rung be­stand dabei nicht aus­schließ­lich im ma­nu­el­len Auf­wand, sondern im un­ter­schied­li­chen In­for­ma­ti­ons­stand der be­tei­lig­ten Fach­be­rei­che:

• Buch­hal­tung und Pro­jekt­ma­nage­ment ar­bei­te­ten häu­fig mit un­ter­schied­li­chen Da­ten­stän­den.
• Rech­nungs­frei­ga­ben er­folg­ten über ver­schie­de­ne Ka­nä­le.
• Ab­stim­mun­gen zwischen Pro­jekt­lei­tern, Fach­ver­ant­wort­li­chen und Buch­hal­tung banden quar­tals­wei­se er­heb­li­che Res­sour­cen.
• Me­di­en­brü­che führ­ten zu Ver­zö­ge­run­gen und er­höh­tem Feh­ler­ri­si­ko.

Das Er­geb­nis waren wie­der­keh­ren­de Ab­stim­mungs­schlei­fen, um Dif­fe­ren­zen zwischen Pro­jekt- und Buch­hal­tungs­da­ten zu iden­ti­fi­zie­ren und zu be­rei­ni­gen.

Auf Emp­feh­lung eines lang­jäh­ri­gen Ko­ope­ra­ti­ons­part­ners wurde A&G als Trans­for­ma­ti­ons- und Di­gi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te in das Projekt ein­ge­bun­den.

Der Start­schuss fiel mit einem ge­mein­sa­men Work­shop. Im Mit­tel­punkt standen dabei keine Tech­no­lo­gi­en, sondern die Men­schen und Pro­zes­se:

• Wie wird heu­te ge­ar­bei­tet?
• Wo ent­ste­hen Rei­bungs­ver­lus­te?
• Welche Her­aus­for­de­run­gen be­schäf­ti­gen die Fach­be­rei­che?
• Wie soll der zu­künf­ti­ge Pro­zess aus­se­hen?

Dabei wurde be­wusst der spe­zi­fi­sche Kon­text der Im­mo­bi­li­en­pro­jekt­ent­wick­lung be­rück­sich­tigt, um eine Lö­sung zu schaf­fen, die den An­for­de­run­gen der Bran­che ge­recht wird.

Auf Ba­sis dieser Ana­ly­se ent­stand das Ziel­bild eines voll­stän­dig di­gi­ta­len, durch­gän­gi­gen Rech­nungs-, Frei­ga­be-, Bu­chungs- und Zah­lungs­pro­zes­ses.

Gemeinsam mit Lang & Cie. ent­wi­ckel­te A&G eine in­te­grier­te Platt­form­lö­sung.

Be­stand­tei­le der neuen Lö­sungs­land­schaft sind:

• DATEV als führendes Fi­nanz­buch­hal­tungs­sys­tem
• DocuWare als zentrales Do­ku­men­ten­ma­nage­ment- und Work­flow­sys­tem
• COOR als eta­blier­te Plattform für Projekt- und Kos­ten­con­trol­ling
• ver­schie­de­ne Module der DigiSuite Collaboration Platform
• voll­stän­dig in­te­grier­te Schnitt­stel­len zwischen den Systemen

Gleich­zei­tig wurde die be­ste­hen­de Lösung zur Rech­nungs­frei­ga­be schritt­wei­se durch DocuWare ersetzt.

Im Januar 2026 wurde das erste Projekt er­folg­reich auf die neue Plattform migriert und produktiv gesetzt.

Heute umfasst der digitale Prozess:

• Digitale Rech­nungs­er­fas­sung
• Au­to­ma­ti­sier­te Verteilung an interne und externe Genehmiger
• Fachliche Prüfung und Freigabe durch alle be­tei­lig­ten Stakeholder
• Au­to­ma­ti­sche Vor­kon­tie­rung
• Übergabe in eine re­vi­si­ons­si­che­re und versionierte Ab­la­ge­struk­tur
• Voll­au­to­ma­ti­sche Übergabe an DATEV und die Fi­nanz­buch­hal­tung
• Human-in-the-Loop-Prinzip für fachliche Qua­li­täts­si­che­rung und Freigaben

Durch die voll­stän­di­ge Di­gi­ta­li­sie­rung des Pro­zes­ses konnte Lang & Cie. die zuvor be­ste­hen­den In­for­ma­ti­ons­un­ter­schie­de zwischen Pro­jekt­ma­nage­ment und Buch­hal­tung voll­stän­dig be­sei­ti­gen.

Die wichtigsten Vorteile

• Ein­heit­li­cher In­for­ma­ti­ons­stand für alle Be­tei­lig­ten
• Weg­fall ma­nu­el­ler CSV-Im­port- und Ex­port­pro­zes­se
• Deut­lich re­du­zier­te Ab­stim­mungs­auf­wän­de
• Hö­he­re Pro­zess­si­cher­heit und Trans­pa­renz
• Nach­voll­zieh­ba­re Do­ku­men­ta­ti­on sämt­li­cher Frei­ga­ben
• Schnel­le­re Rech­nungs­ver­ar­bei­tung
• Au­to­ma­ti­sier­te Über­ga­be an Steu­er­be­ra­ter und Fi­nanz­buch­hal­tung
• Re­vi­si­ons­si­che­re und ver­si­o­nier­te Ab­la­ge

Be­son­ders wert­voll war dabei die früh­zei­ti­ge Ein­bin­dung aller Fach­ver­ant­wort­li­chen entlang des Pro­zes­ses. Dadurch wurden Ent­schei­dun­gen direkt dort ge­trof­fen, wo das fach­li­che Wissen vor­han­den ist.

Be­glei­tung im lau­fen­den Be­trieb

Im Rahmen der Zu­sam­men­ar­beit über­nahm A&G aus­ge­wähl­te Teile der Ap­pli­ka­ti­ons­land­schaft in das ei­ge­ne Re­chen­zen­trum. Dazu zählen ins­be­son­de­re der Be­trieb und die Be­treu­ung der ein­ge­setz­ten DATEV- und DocuWare-Lö­sun­gen sowie der damit ver­bun­de­nen Kom­po­nen­ten.

Neben der Pro­zess­di­gi­ta­li­sie­rung un­ter­stützt A&G damit auch den lau­fen­den Be­trieb und die Wei­ter­ent­wick­lung dieser Sys­te­me. So ent­stand eine ver­trau­ens­vol­le Zu­sam­men­ar­beit, die über die reine Pro­jekt­re­a­li­sie­rung hin­aus­geht.

Nach dem erfolgreichen Go-Live des ersten Projekts Anfang 2026 wird die Plattform kontinuierlich erweitert. Neue Projekte werden bei Lang & Cie. inzwischen standardmäßig über die neue Systemlandschaft abgewickelt.
Das Ziel ist klar: Die konsequente Digitalisierung aller kaufmännischen Kernprozesse entlang des gesamten Immobilienentwicklungszyklus und eine noch stärkere Vernetzung aller Projektbeteiligten auf einer gemeinsamen digitalen Plattform.